Порой наступает момент, когда срочно требуется найти определенный документ. Отсутствие порядка может помешать поиску. Чтобы не потерять важные бумаги и знать, где они находятся, следует организовать правильную систему хранения. Для этого прочитайте следующие советы и пробуйте применять их в жизни.
Разделить документы по категориям
Для начала нужно распределить все документы по признакам. Намного удобнее искать нужную бумагу, если она будет относиться к определенной категории, например:
- рабочие;
- личные (паспорт, свидетельства);
- дипломы и сертификаты о получении образования;
- жилищно-коммунальные;
- документы на транспортное средство;
- медицинские;
- банковские;
- квитанции на оплату и чеки от покупок;
- гарантийные талоны на приобретенную технику.
Некоторые предпочитают сортировку для каждого члена семьи. Распределение должно быть понятным, прежде всего вам. При запросе документа уже будет известно, в каком разделе его можно найти.
Завести несколько папок
Заведите много папок с файлами или скоросшивателей для важных бумаг. На обложку приклейте наклейку с перечнем находящихся документов. Подберите для каждой категории определенный цвет, это упростит поиск.
Корешки толстых папок можно тоже подписать. Когда они будут стоять на полке, вы с легкостью определите расположение нужного вам материала. Файлы защитят листы от возможных повреждений и пятен. Удобность папок заключается в том, что можно быстро взять все бумаги целиком и поехать в нужную организацию. Беспокойство о том, что вы что-то забыли или документ выпал из сумки, исчезает.
Не смешивать важные документы с ненужными бумажками
Одной из ошибок является хранение важных документов с записями на бумажках и черновиками. Проведите ревизию в своих бумагах и уберите все ненужное в отдельную стопку. При беспорядке можно случайно выкинуть свидетельство о рождении ребенка или договор на покупку квартиры.
Для самых важных документов желательно завести отдельную папку и подписать ее. Маленькие бумажки и записки старайтесь хранить в другом месте. Порядок в таком деле играет важную роль.
Найти укромное место
Хранить все важные документы нужно в укромном от детей или посторонних людей месте. Они не должны располагаться в свободном доступе. Подготовьте для бумаг высоко расположенную полочку, закрытый ящик или место в шкафу. Некоторые предпочитают большие бумажные коробки, которые тоже можно подписать. Деловые люди используют для таких целей огнеупорные сейфы.
Старайтесь держать все свои документы организованно, знайте их расположение. Тогда вы сможете избежать паники и нервозности при поиске, в тот момент, когда они будут необходимы.